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O processo de faturação é uma das principais preocupações para quem tem um negócio. No decurso da atividade, terão de ser emitidos documentos que reflitam as transações entre fornecedor e cliente. Para as transações comerciais são emitidas faturas; para as transações financeiras, são emitidos recibos.

O recibo é um documento que é emitido sempre que é pago o valor de uma ou mais faturas.

Neste artigo falamos sobre recibos. Em que consiste este tipo de documento e quais os seus elementos? Quais são as diferenças entre um recibo e uma fatura? Saiba aqui a resposta a estas questões.

O que é um recibo?

O recibo é um documento com validade fiscal que comprova o pagamento de um valor faturado. É entregue ao cliente para comprovar que o fornecedor recebeu o valor referente a uma venda de produtos/prestação de serviços.

O recibo consiste num comprovativo de pagamento que deve incluir os seguintes elementos:

• Data da emissão do recibo
• Dados de identificação do fornecedor, como o nome, NIF e morada
• Dados de identificação do cliente
• Indicação do documento de venda a liquidar
• Valor efetivamente pago
• ATCUD e QRCode

Recibo e fatura: principais diferenças

O recibo e a fatura são conceitos muitas vezes confundidos, por conterem algumas informações semelhantes. No entanto, são tipos de documentos diferentes utilizados com propósitos distintos.

O recibo é o documento que comprova o pagamento, seja total ou parcial, dos produtos ou serviços adquiridos por um cliente. Ou seja, comprova a transação financeira.

Por outro lado, na maioria das situações, a fatura é um documento que descreve uma transação comercial entre um fornecedor e um cliente. Não comprova o pagamento. Podem, no entanto, existir exceções, como é o caso das faturas por adiantamentos. Neste caso, é emitida uma fatura que comprova uma transação financeira. 

Quando ocorre uma transação comercial, a empresa emite, primeiramente, a fatura. Estas devem ser emitidas contendo determinados elementos obrigatórios para que possam ser validadas pela Autoridade Tributária. A fatura deve sempre identificar os produtos/serviços adquiridos pelo cliente e o respetivo valor total a pagar.

Deste modo, estabelece-se a obrigação do fornecedor de vender os seus produtos ou prestar os seus serviços. Ao mesmo tempo, estipula-se o dever do cliente de proceder ao respetivo pagamento.

Quando o cliente efetuar o pagamento, o fornecedor emite o recibo. O recibo comprova que o fornecedor recebeu esse valor.

Muitas vezes, o cliente procede ao pagamento no momento da transação comercial, ou seja, quando adquire os produtos ou serviços. Nestes casos, o documento emitido é a fatura-recibo, que agrega ambos os documentos, a fatura e o recibo. Tanto comprova a transação comercial como o respetivo pagamento.

Como posso emitir estes documentos?

O processo de faturação tem-se tornado cada vez mais eletrónico e digital. Torna-se mais vantajoso, pois o processo acaba por ser mais rápido e automatizado.

A emissão de faturas/recibos torna-se muito mais simples se recorrer a softwares de faturação certificados, como o CentralGest Cloud. Através do nosso programa, consegue emitir faturas de uma forma muito mais automatizada. A partir dessas faturas, consegue logo emitir o recibo de forma automática e integrá-lo diretamente na contabilidade. Assim, torna-se fácil fazer a gestão das contas correntes dos clientes.

Adira já ao nosso software, para usufruir de uma solução de faturação rápida e eficiente.