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O preenchimento dos dados quando se emite uma fatura deve ser feito com cuidado e atenção. É necessário que as faturas contenham os dados corretos.

No entanto, mesmo que as faturas sejam emitidas com dados corretos, pode haver necessidade de retificação no futuro. Nesses casos, a empresa pode efetuar uma nota de crédito. A nota de crédito é um documento retificativo que permite corrigir os dados de uma fatura. Para além deste, existem ainda outros documentos retificativos, como a nota de débito.

Em que consistem estes documentos e quais as diferenças entre eles? Esclareça as suas dúvidas neste artigo.

O que é a nota de crédito?

A nota de crédito é um documento fiscal retificativo recomendado pela Autoridade Tributária. Permite corrigir total ou parcialmente o valor de uma fatura ou ainda retificar os dados de emissão dessas mesmas faturas.

Está sempre relacionada com um ou mais documentos de venda. Logo, o seu valor nunca poderá ser superior ao valor do documento de venda com que está relacionada.

Em que situações pode ser emitida uma nota de crédito?

Geralmente, as notas de crédito são emitidas nas seguintes situações:

• Troca/devolução de produtos – se um cliente quiser devolver um artigo, emite-se uma nota de crédito referente ao artigo devolvido. No caso de haver uma troca, primeiramente efetua-se uma nota de crédito para os artigos a devolver. Posteriormente, são faturados os produtos pelos quais os pretende trocar
• Erro nos dados de emissão da fatura original – nestes casos emite-se uma nota de crédito no valor total da fatura. Depois, os produtos são novamente faturados, com os dados de emissão já corretos
• Concessão de descontos – por exemplo, se se pretender atribuir um desconto por conta de algum defeito no produto

Quais são os elementos obrigatórios da nota de crédito?

Segundo, o nº 5 do artigo 36º do CIVA, as notas de crédito devem conter os seguintes elementos obrigatórios:

• Data de emissão
• Numeração sequencial
• Dados de identificação do fornecedor
• Dados de identificação do cliente
• Indicação do documento de venda sobre o qual será emitida
• O motivo da emissão

Estes documentos devem ser efetuados em duplicado, ficando o documento original para o cliente e o duplicado para o fornecedor. 

Geralmente, recorre-se à nota de crédito apenas se a fatura tiver sido enviada ao cliente, registada para efeitos contabilísticos e estiver comunicada à AT. Caso contrário, pode simplesmente proceder-se à anulação da fatura.

Nota de Crédito vs Nota de Débito: quais são as diferenças?

Como visto anteriormente, a nota de crédito é um documento que permite retificar faturas. Porém, existem outros documentos retificativos que permitem fazer correções a faturas já emitidas.

Um desses documentos retificativos é a nota de débito. A nota de débito é um documento que permite corrigir o valor do IVA de uma fatura. Deve ser usada quando:

• A fatura foi emitida sem IVA, erradamente
• A fatura foi emitida com uma taxa de IVA inferior à que era suposto aplicar

Em que diferem, então, a nota de crédito e a nota de débito?

A nota de crédito é geralmente emitida para reduzir o valor de uma fatura. Já a nota de débito atua de forma contrária. É utilizada para aumentar o valor de uma fatura.

A nota de débito, no entanto, não deve ser utilizada para adicionar artigos ou alterar os valores dos artigos já faturados. Segundo o nº 19 do artigo 29º do CIVA, para esse efeito deverá ser emitida uma nova fatura. A nota de débito deve ser utilizada para a retificação de valores do IVA.

Como emitir documentos retificativos?

A emissão destes documentos retificativos torna-se muito mais simplificado com recurso a softwares de faturação certificados. No Centralgest Cloud, este processo torna-se muito mais rápido e eficaz.

Primeiramente, ao utilizar o nosso programa, consegue garantir que os documentos são efetuados de acordo com todos os preceitos legais. A emissão dos documentos é também bastante simples. Através do Centralgest Cloud, consegue efetuar documentos retificativos e estabelecer sua relação com o documento de venda.

Posteriormente, pode enviar os documentos diretamente para os clientes através do nosso programa e integrá-los automaticamente na contabilidade.