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No seu dia-a-dia, já deve ter ouvido falar no conceito de "conta corrente". Se pensarmos um pouco, este é um conceito bastante comum e utilizado até nos negócios mais rudimentares. Todos já conhecemos alguém que tinha “conta aberta” na mercearia. Após fazer as compras, pede para "colocar na conta" o valor em dívida, que pagaria no fim do mês.

O termo “fazer fiado” pode, de certa forma, ser visto como o conceito empresarial de conta corrente. Para gestão das dívidas dos seus clientes, o dono do negócio regista o que é consumido durante um período de tempo. Posteriormente, procede à cobrança das dívidas na sua totalidade.

Neste artigo explicamos o conceito de contas correntes e para que servem. Saiba como pode analisar e fazer uma boa gestão das contas correntes neste guia.

O que é uma conta corrente de clientes/fornecedores?

A conta corrente de clientes ou fornecedores é um conceito da área da gestão e contabilidade, utilizado nas atividades empresariais. Baseia-se na realização de registos para controlo e análise da faturação emitida e de recebimentos e pagamentos.

Deste modo, obtém-se uma imagem clara da situação financeira da empresa e das suas relações comerciais e financeiras.

Em que situações se usam as contas correntes?

Nem sempre é necessário fazer a gestão de contas correntes, ou pelo menos não nas duas vertentes, de clientes e fornecedores.

Para certas empresas, justifica-se criar apenas contas correntes de fornecedores. É o caso das empresas de venda a retalho, cooperativas, lojas de conveniência e negócios em que a faturação se resuma a vendas a dinheiro. De facto, ao emitirem apenas faturas-recibo e faturas simplificadas, nunca geram movimentos pendentes de clientes.

Por outro lado, sendo negócios com grande rotatividade de stock, fará sentido fazer a gestão das contas correntes de fornecedores. Para agilizarem a relação comercial, trabalham normalmente com faturas a crédito, havendo necessidade do controlo destas contas correntes.

Existem casos, no entanto, em que fará mais sentido fazer a gestão da conta corrente de clientes do que de fornecedores. É o caso dos negócios que contratualizam a prestação de serviços, durante um período de tempo indeterminado.

Resumindo, a necessidade das contas correntes prende-se ao tipo de faturação praticada pela empresa com os seus clientes e fornecedores. Quando a faturação é a crédito, haverá necessidade de gestão e análise dos movimentos pendentes.

Qual o objetivo das contas correntes?

A grande finalidade das contas correntes é permitir às empresas gerir os movimentos financeiros com os seus clientes e fornecedores. Vejamos, de seguida, a sua utilidade em ambas as situações.

Através da gestão das contas correntes de clientes, as empresas conseguem:

• Controlar a faturação emitida e a data em que o pagamento das faturas vence
• Registar os recebimentos e garantir a rastreabilidade das faturas que estão a ser liquidadas por cada pagamento feito
• Saber em qualquer momento que clientes têm dívidas e qual o montante em dívida

Se detetarem dívidas em atraso de clientes, as empresas poderão adotar medidas de prevenção, tais como:

• Enviar avisos de cobrança para os clientes
• Cortar o fornecimento de mercadorias ou prestação de serviços, enquanto o cliente não liquidar faturas em atraso
• Registar dívidas como cobrança duvidosa, obtendo benefícios fiscais

A gestão das contas correntes de clientes é essencial para o planeamento de tesouraria. Este planeamento é essencial para que haja uma melhor perceção das datas em que é provável receber dos clientes.

Através da gestão das contas correntes de fornecedores, as empresas conseguem:

• Monitorizar as faturas emitidas pelos fornecedores
• Validar em qualquer momento que pagamentos foram feitos e que faturas estão por pagar

Esta gestão é essencial aos negócios uma vez que serve de base para a tomada de decisões a nível financeiro. Uma boa gestão das contas correntes de fornecedores permite:

• Fazer uma melhor gestão dos meios financeiros líquidos pelo gestor financeiro. Assim consegue definir com maior exatidão que faturas são prioritárias e têm de ser pagas com o capital presente. Do mesmo modo, permite definir que faturas irão continuar pendentes a aguardar que a empresa tenha entradas de fluxo de caixa.
• Garantir que não fica nenhuma fatura por pagar e evitar atrasos no pagamento, quando existem meios financeiros que o permitam fazer. Desta forma, é possível manter boas relações entre a empresa e os seus fornecedores
• Comprovar a liquidação das faturas emitidas pelos fornecedores. Se algum fornecedor realizar a cobrança de uma fatura já paga, a empresa consegue comprovar que a mesma se encontra liquidada.

A gestão das contas correntes de fornecedores é importante para a realização de planos de tesouraria próximos da realidade.

Em algumas atividades podemos encontrar situações em que uma entidade seja em simultâneo, cliente e fornecedor. A gestão das contas correntes pode ser bastante vantajosa nesse cenário, uma vez que permite a realização de encontros de contas. Suponhamos que uma determinada empresa é cliente e fornecedora da entidade X. As faturas emitidas à entidade X podem abater o montante em dívida que a empresa tem para com esta entidade.

Como se efetua registos numa conta corrente?

Para a realização de um correto controlo de contas correntes, é importante identificar devidamente os clientes e fornecedores. Para isso devem ser feitos registos completos com os seus dados de identificação e com os dados referentes às faturas emitidas.

Atualmente existem softwares de faturação certificados que facilitam a gestão de contas correntes, como é o caso do CentralGest Cloud. O nosso software disponibiliza ferramentas para cadastrar os clientes e fornecedores da empresa. Estas permitem inserir várias informações gerais, financeiras, contratuais e de contacto das entidades, de maneira a agilizar este processo.

A faturação deve também ser registada da forma mais completa possível. Existem dados essenciais para que seja feito um eficiente controlo das contas correntes, tais como:

• data de emissão das faturas
• data de vencimento das faturas
• número de identificação da fatura
• dados de identificação do cliente/fornecedor

Como se analisa uma conta corrente?

A análise das contas correntes parte de uma validação detalhada dos movimentos registados na conta de um cliente ou fornecedor. Esta validação pode ser efetuada a partir de um extrato contabilístico ou listagem que apresente as transações registadas com os terceiros.

Além disso, poderá também ser necessário a revisão dos extratos bancários da empresa, ou qualquer outro resumo das transações financeiras. Deste modo, conseguimos ver todos os movimentos financeiros que foram realizados com outras entidades. Com este cruzamento de informação é possível perceber se existe a falta de registo de alguma fatura, recebimento ou pagamento.

Também é considerada uma boa prática a troca de extratos contabilísticos com clientes ou fornecedores habituais. Assim é possível perceber se existe sintonia nos movimentos registados por ambas as partes.

Em suma, a análise deve ter em conta todos os detalhes, com especial atenção às datas de identificação dos movimentos. Só assim conseguimos obter um histórico de transações e traçar uma linha temporal dos acontecimentos. 

Como criar e gerir contas correntes no Centralgest Cloud?

No nosso software, os utilizadores dispõem das ferramentas necessárias para efetuar o controlo das contas correntes de clientes e fornecedores.

Para abrir uma conta corrente terá de criar a ficha de cliente ou fornecedor, no menu da Gestão Comercial.

Dispomos de várias listagens e relatórios bastante úteis para o controlo das contas correntes.

Temos o exemplo da listagem de movimentos pendentes de fornecedores com data de vencimento e identificação das faturas.

Poderá ainda enviar os avisos de cobrança através dos relatórios disponíveis no nosso programa.

Dispomos destas e muitas mais ferramentas que garantem a gestão eficiente da sua empresa. Adira já ao nosso software, e usufrua de uma solução rápida e eficiente para a gestão da sua empresa.