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O sucesso de qualquer negócio depende de uma boa organização financeira. O controlo das transações financeiras é essencial para que a empresa esteja sempre atualizada quanto à sua situação. A tomada de decisões relativas à gestão de tesouraria torna-se mais fácil neste cenário.

A reconciliação bancária é uma tarefa que deve efetuar este controlo dos movimentos financeiros da empresa. Em que consiste esta tarefa? Quais as suas vantagens? Como se faz uma reconciliação bancária? Neste artigo, respondemos a todas estas questões.

O que é a reconciliação bancária? 

A reconciliação bancária consiste na comparação entre os movimentos registados no extrato bancário e os movimentos registados no extrato contabilístico. O objetivo passa por fazer a correspondência entre os movimentos na contabilidade e os movimentos bancários.

No fim, é expectável que o saldo contabilístico seja igual ao saldo bancário. É de notar que este saldo bancário corresponde ao saldo contabilístico no banco e não ao saldo disponível. 

Se houver diferenças entre o saldo contabilístico da empresa e o saldo contabilístico bancário, estas devem ser justificadas. Por exemplo, considere-se os casos dos cheques em circulação. Muitas vezes, encontram-se já registados na contabilidade da empresa, mas não no banco uma vez que o cliente ainda não os apresentou. Nesse caso haverá uma diferença entre os saldos, que é justificada.

Por que é importante fazer a reconciliação bancária? 

Pelo artigo 63.º da LGT,os sujeitos passivos de IRC e os sujeitos passivos de IRS com contabilidade organizada estão obrigados a possuir, pelo menos, uma conta bancária. É através desta conta que devem ser efetuados os pagamentos e recebimentos respeitantes à atividade empresarial desenvolvida. Havendo indícios de crime ou manifestação de fortuna, a administração tributária pode aceder a todas as informações ou documentos bancários. Para este efeito não será necessário o consentimento dos respetivos titulares. 

Desta forma, a reconciliação bancária não é um processo obrigatório, mas é recomendável. Esta tarefa permite às empresas conferirem todos os movimentos que ocorrem nas contas bancárias da organização. 

Quais as vantagens da reconciliação bancária? 

Apesar de não ser um processo obrigatório, é recomendado que as empresas efetuem a reconciliação bancária. A realização desta tarefa confere várias vantagens, nomeadamente:

• Controlo dos recursos financeiros para tomada de decisões estratégicas

A reconciliação bancária assegura que a contabilidade da empresa é coerente com a informação bancária. Isso permite que a informação contabilística esteja sempre atualizada, refletindo a situação financeira real da empresa. Com este conhecimento, a tomada de decisões estratégicas torna-se mais fácil e menos arriscada.

• Atualização dos lançamentos contabilísticos

Numa situação de auditoria, as empresas estão seguras de que a sua contabilidade estará correta e coerente com a informação bancária.

• Controlo de pagamentos e cobranças

No extrato bancário, encontram-se registados os movimentos financeiros, nomeadamente pagamentos de salários, faturas, entre outros. Através da conciliação bancária, as empresas podem rever que pagamentos foram efetuados e manter um controlo dos mesmos. Além disso, a conciliação bancária é útil para identificar as faturas pendentes, tanto de clientes como de fornecedores.

Quem deve efetuar a reconciliação bancária? 

O processo de reconciliação bancária pode ser realizado:

• Internamente, pelo departamento de contabilidade, que deverá ter um conhecimento mais amplo da situação contabilística da empresa. Deste modo, será mais fácil detetar possíveis falhas. 
• Externamente, no caso de recorrer a serviços de contabilidade externos. Neste caso, a empresa deve solicitar ao contabilista a realização da tarefa e o envio dos resultados para confirmação dos dados.

De que formas pode ser efetuada a reconciliação bancária?

A reconciliação bancária pode ser realizada de forma manual ou de uma forma mais automatizada, recorrendo a softwares de contabilidade. Em qualquer deste métodos, o extrato bancário é utilizado para a realização da tarefa.

A reconciliação manual pode ser feita com o extrato bancário, em papel, ou de uma forma mais digital, em Excel/PDF. Começa-se por comparar os movimentos registados no extrato e os movimentos contabilísticos.

Depois , procede-se à respetiva "picagem" manual, para cada movimento. Ou seja, faz-se corresponder os movimentos da contabilidade aos dos extrato bancário, um a um. Este método traz alguns inconvenientes, nomeadamente o tempo despendido e a elevada suscetibilidade a erros.

Na reconciliação automática, são utilizados softwares de gestão financeira, como o Centralgest Cloud, que permitem efetuar a reconciliação bancária automática. Com o nosso programa, pode fazer a importação do extrato bancário. Posteriormente, poderá fazer a conciliação entre os movimentos contabilísticos e os movimentos bancários de forma automática. Desta forma, esta tarefa torna-se bastante mais célere e menos suscetível de erros.

Aderindo ao nosso programa, conseguirá usufruir de uma solução de contabilidade simples e muito eficiente.

Como fazer uma reconciliação bancária?  

Para efetuar uma conciliação bancária, terá de efetuar os seguintes passos:

Passo 1 - Identificar as contas bancárias da empresa

O primeiro passo será identificar todas as contas bancárias da empresa. Na contabilidade, deverá ser criada uma conta no plano de contas, por cada conta bancária que a empresa possua.

Passo 2 - Efetuar os registos contabilísticos das transações financeiras

A empresa deverá registar, na contabilidade, os pagamentos e recebimentos efetuados. Esta tarefa será mais fácil se for realizada num software de contabilidade.

Passo 3 - Definir a conta bancária a reconciliar e localizar o extrato bancário para o período a reconciliar 

Nesta etapa, há que definir qual a conta bancária a conciliar e qual o período a analisar. Para fazer a reconciliação, precisará do extrato da conta bancária a conciliar, para o período a analisar. Pode ocorrer que a informação do extrato não esteja completa. Assim, é necessário estar a par de todas as transações que foram efetuadas, mas que ainda não foram exibidas. 

Passo 4 - Comparação do extrato bancário com a contabilidade da empresa

Neste passo, é feita a comparação entre os movimentos registados no extrato bancário e os movimentos registados na contabilidade. O objetivo será estabelecer a correspondência entre esses movimentos. A maior parte das empresas utiliza várias contas bancárias, pelo que deve ser feita uma reconciliação para cada conta.

Para efetuar os registos contabilísticos e a reconciliação bancária mensalmente, a empresa precisa dos seguintes documentos:

• Extratos bancários do mês em análise
• Todas as faturas emitidas e recebidas
• Cheques emitidos e levantados
• Outros talões bancários
• Depósitos recebidos
• Levantamentos de dinheiro
• Reconciliação bancária do mês anterior para verificação do saldo final, a fim de identificar desajustes pendentes

Passo 5 - Análise e correção das divergências

Os movimentos registados no extrato bancário e os movimentos registados na contabilidade poderão apresentar divergências. Ou seja, poderá haver movimentos na contabilidade sem correspondência do lado do extrato bancário, ou vice-versa. Estas diferenças devem ser analisadas, para perceber a sua origem e eventualmente proceder a correções necessárias.

Passo 6 - Conclusão da reconciliação bancária

A reconciliação bancária estará concluída quando o saldo contabilístico coincidir com o saldo do extrato bancário. É essencial manter um controlo e registo minucioso de todas as reconciliações efetuadas, para as várias contas bancárias.

Quando deve ser realizada a reconciliação bancária?

Apesar de não ser obrigatória, a conciliação bancária é uma tarefa importante e essencial para as empresas. Com esta tarefa, é possível conhecer a situação financeira da empresa, o que facilita a tomada de decisões.

A periodicidade com que deve ser efetuada dependerá, sobretudo, da dimensão da empresa e do volume de transações.

Para empresas de menor dimensão, a probabilidade de haver divergências entre a contabilidade e o banco será menor. Logo, a conciliação poderá ser realizada mensalmente. Para empresas de maior dimensão, poderá haver a necessidade de efetuar conciliação bancárias semanalmente ou até diariamente.

Em suma, a frequência com que esta tarefa é realizada deve ir de encontro às necessidades da empresa.