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Algumas compras de produtos nem sempre correm conforme o esperado. Após a entrega do produto poderá haver necessidade de proceder à sua devolução. Seja por o artigo estar danificado, ou pelo consumidor se ter arrependido da compra. A devolução dos produtos é permitida por lei.

Quando é feita uma devolução de produtos, há também uma consequente retificação dos valores faturados e do IVA a entregar ao Estado. Como tal, é necessário emitir um documento que proceda a esta retificação. Para este efeito, existem as notas de devolução.

As notas de devolução emitidas nos termos das alíneas 2,3,6 do artigo 78º do CIVA não é obrigatório a regularização do IVA.

As notas de devolução, assim como as notas de crédito, são criadas com o objetivo de retificar faturas. No entanto, estes dois tipos de documentos cumprem objetivos diferentes.

Neste artigo explicamos o que é uma nota de devolução, quais os seus elementos obrigatórios e como se distingue da nota de crédito.

O que é uma nota fiscal de devolução?

A nota fiscal de devolução é um documento que tem como objetivo acertar a conta corrente do cliente. Tem como objetivo anular uma operação de compra ou venda.

As notas fiscais de devolução são necessárias sempre que há a devolução de uma mercadoria. Pode ser emitida por diversos motivos, tais como:

• Erro no pedido
• Artigos com defeito
• Divergências na quantidade
• Desistência de compra por parte do cliente, entre outros motivos

Portanto, a emissão de uma nota de devolução serve para consolidar uma ação de venda não concretizada ou nota fiscal anulada.

As notas fiscais de devolução também se aplicam a serviços?

A nota de devolução é principalmente utilizada em casos de devolução de mercadorias.

No entanto, no caso de um cliente cancelar um contrato antes da prestação do serviço, tendo havido faturação prévia, esta também é aplicada.

Qual o prazo para a emissão de uma nota fiscal de devolução?

A nota de devolução deve ser emitida até ao quinto dia útil após a data da devolução.

Se efetuar uma devolução e proceder à emissão do respetivo documento, deverá ter em conta o prazo de garantia do produto.

Quais os elementos obrigatórios numa nota de devolução?

De acordo com o n.º5 do artigo 36.º do CIVA, as notas de devolução devem apresentar os seguintes elementos obrigatórios:

• Informações do fornecedor como o nome, sede/domicílio fiscal e NIF
• Informações do cliente como o nome, morada e NIF
• Data de emissão
• Numeração sequencial
• Quantidade e nome dos artigos a serem devolvidos
• Motivo da devolução
• Taxa de IVA e valor do IVA a regularizar pelos artigos devolvidos

As notas de devolução devem ser emitidas em duplicado. A nota fiscal original deve ficar para o cliente e o duplicado para o fornecedor.

A nota de devolução pode ser considerada documento de transporte?

De acordo com o Regime de Bens em Circulação, a nota de devolução pode efetivamente ser considerada um documento de transporte.

Segundo este regime, os bens transportados em território nacional que sejam objeto de transações comerciais devem ser acompanhados pelo respetivo documento de transporte.

No caso de uma devolução de mercadorias, a devolução pode ser feita por intermédio de uma transportadora. Nesse caso, os produtos terão de ser acompanhados pela respetiva nota de devolução.

Nota de Crédito vs Nota de Devolução: quais as diferenças?

Apesar dos dois documentos estarem relacionados, têm funções diferentes e é importante distinguir os mesmos.

Quando é necessário retificar uma fatura original, para ajustar valores, aplicar um desconto ou cancelar uma transação, é emitida uma nota de crédito. Esta é utilizada para anular ou corrigir faturas já emitidas. Neste caso, o valor devolvido deve ser creditado na conta corrente do cliente para ser reduzido numa futura compra.

Se houver devolução de produtos após a emissão de uma nota de crédito para anular uma fatura, precisa de emitir uma nota fiscal de devolução.

A nota de devolução é utilizada para ajustar a conta corrente do cliente após a emissão de uma nota de crédito. A nota de crédito, por sua vez, serve para anular uma fatura,fatura  simplificada ou fatura-recibo.

Por que é importante a correta emissão das notas de devolução?

Emitir uma nota de devolução tem impacto direto na contabilidade da empresa. Isto porque altera o valor das vendas registadas e consequentemente o valor do IVA a pagar.

Por isso, é crucial que as notas de devolução sejam emitidas de acordo com as regras fiscais. Evitar inconsistências nas declarações de IVA ou a emissão incorreta de documentos fiscais é fundamental para não ter problemas com a Autoridade Tributária.

A utilização de softwares certificados de faturação, como o Centralgest Cloud, torna mais fácil a emissão destes documentos. De facto, a integração do formato digital nos sistemas de faturação eletrónica, veio facilitar o processo de emissão e gestão de documentos fiscais. Acaba por ser também uma prática mais sustentável.

O Centralgest Cloud permite a criação e comunicação dos documentos de forma simples, garantindo o cumprimento de todas as exigências legais. Além disso, o módulo de faturação encontra-se integrado com o módulo de Contabilidade. Ou seja, a informação da faturação é refletida na contabilidade automaticamente, sem necessidade de intervenção manual.

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