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A comunicação de inventários à Autoridade Tributária é uma obrigação fiscal fundamental em Portugal. Esta regra aplica-se a entidades que disponham de contabilidade organizada e que possuam sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal no território nacional.

A submissão desta informação deve ser realizada anualmente, por todas as entidades que possuam contabilidade organizada e detenham, ou não, inventários no final do ano fiscal.

A comunicação é efetuada através do Portal das Finanças.

Este procedimento é essencial para assegurar a transparência fiscal e garantir o cumprimento das normas relacionadas com a gestão e reporte de inventários.

Passamos a apresentar os objetivos desta obrigação, quem está sujeito ao seu cumprimento, prazos e os passos necessários para garantir a conformidade.

Quais são os objetivos da comunicação de inventários?

A principal finalidade da comunicação de inventários é proporcionar uma gestão eficiente e transparente tanto para as empresas como para a AT. Os objetivos incluem:

• Gestão de matérias-primas: auxiliar as empresas na determinação das quantidades disponíveis para produção
• Avaliação de mercadorias: facilitar a identificação de bens destinados à venda
• Controlo de stocks: determinar o valor dos bens armazenados no final do exercício

Para a AT, esta obrigação serve como uma ferramenta de controlo, promovendo a transparência nas operações comerciais e prevenindo eventuais irregularidades fiscais.

Quem está obrigado a comunicar inventários?

A comunicação de inventários é obrigatória para entidades que preencham os seguintes requisitos:

• Sede ou estabelecimento em Portugal: inclui entidades com domicílio fiscal no país
• Contabilidade organizada: empresas que estejam legalmente obrigadas a manter registos contabilísticos detalhados

Estas entidades devem fazer o registo das suas existências ao longo do ano, mediante um determinado sistema de inventários. O sistema de inventário permanente é um exemplo de um dos possíveis sistemas a serem utilizados.

Mesmo que não haja inventário no final do exercício fiscal, os sujeitos passivos devem informar a AT sobre a inexistência de stocks. A submissão é efetuada digitalmente, através do portal e-Fatura no Portal das Finanças.

Quem fica dispensado da comunicação de inventários?

Estão dispensadas desta obrigação as entidades enquadradas no regime simplificado de tributação, em sede de IRS ou IRC, independentemente do volume de faturação anual.

Os inventários terão de ser valorizados em 2025?

Conforme o previsto no art.284º da Lei n.º 82/2023, de 29/12 ( OA para 2024), os sujeitos passivos estão dispensados de entregar os inventários valorizados, exceto se estiverem obrigados a possuir inventário permanente.

Como funciona a comunicação de inventários à AT?

O processo envolve a submissão de um ficheiro com informações detalhadas sobre os bens existentes no último dia do exercício fiscal. Geralmente esse dia coincide com o dia 31 de dezembro. Este ficheiro deve conter:

• Categoria do produto: indicação de tipos como matérias-primas, mercadorias ou produtos acabados
• Código e descrição dos produtos: Identificação clara de cada item
• Quantidade: quantidades atualizas de stock
• Unidade de medida: quilogramas, metros, unidades, entre outros

Quais são os prazos para submissão da comunicação de inventários?

O prazo para comunicar o inventário referente ao exercício fiscal termina a 31 de janeiro do ano seguinte. Por exemplo, os inventários relativos a 2024 devem ser comunicados à AT até ao dia 31 de janeiro de 2025.

Para períodos de tributação diferentes do ano civil, a comunicação deve ser feita até ao final do mês seguinte ao término do respetivo período. Em situações específicas, os prazos podem ser ajustados.

Como posso submeter o inventário?

Para submeter o inventário deve seguir os seguintes passos:

• Aceder ao Portal das Finanças: deve usar as credenciais da entidade
• Selecionar a secção de inventários: disponível na área do e-Fatura
• Preencher informações: identificar o período fiscal e carregar o ficheiro
• Inexistência de inventários: se não existirem inventários a declarar, deverá selecionar a opção “Não possuo existências” e submeter
• Carregar o ficheiro: submeter o documento preparado conforme os formatos exigidos, formato XML ou CSV
• Guardar o comprovativo: Fundamental para eventuais auditorias

A obtenção do ficheiro para a comunicação é mais fácil com recurso a softwares de gestão de stocks como o Centralgest Cloud. O nosso programa permite-lhe gerar o ficheiro automaticamente, sendo apenas necessário proceder à sua submissão no Portal da AT.

Qual a estrutura do ficheiro para comunicação de inventários?

O ficheiro de inventários deve respeitar as normas da Portaria n.º 2/2015 e incluir os seguintes campos:

• Categoria do produto:
  • M aplicável a mercadorias
  • P aplicável a matérias-primas, subsidiárias e de consumo
  • A aplicável a produtos acabados e intermédios
  • S aplicável a subprodutos, desperdícios e refugos
  • T aplicável a produtos e trabalhos em curso
• Código do Produto
• Descrição do Produto
• Quantidade em stock
• Unidade de Medida

Quais são os benefícios do cumprimento da obrigação de comunicação de inventários?

Além de evitar multas, a comunicação de inventários proporciona vantagens como:

• Transparência: melhoria na supervisão das operações comerciais
• Gestão interna eficiente: maior controlo sobre os bens armazenados
• Cumprimento legal: redução do risco de penalizações fiscais