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O controlo de stocks é um processo fundamental na gestão de qualquer empresa que trabalhe com produtos físicos. Estes produtos podem incluir matérias-primas, produtos acabados ou mercadorias para venda. Uma gestão eficaz dos stocks contribui para a otimização de recursos, redução de custos e melhoria da satisfação do cliente.

Este artigo abordará os conceitos chave, métodos e ferramentas utilizados no controlo de stocks.

O que é o controlo de stocks?

O controlo de stocks refere-se ao processo de monitorização e gestão dos níveis de inventário de uma empresa. Este controlo visa assegurar que existe stock suficiente para satisfazer a procura sem gerar excessos que imobilizem capital ou causem desperdícios.

Uma gestão de stock ineficaz pode impactar negativamente a empresa. Por um lado, pode originar ruturas de stock, o que diminui a satisfação do cliente. Por outro lado, pode originar excessos de stock, o que aumenta os custos de armazenamento.

Quais são os objetivos principais do controlo de stocks?

Os objetivos principais do controlo de stocks passam por:

• Garantir a disponibilidade contínua de produtos ou matérias-primas
• Minimizar os custos associados ao armazenamento, obsolescência e desperdício
• Maximizar a eficiência no fluxo de trabalho, garantindo que a produção ou entrega não é interrompida por falta de materiais

Que tipos de stocks existem?

Antes de aprofundar os métodos de controlo, é importante distinguir os principais tipos de stocks presentes numa empresa:

• Matérias-primas: produtos adquiridos para serem transformados em produtos acabados
• Produtos semiacabados: itens que se encontram em fases intermédias do processo produtivo
• Produtos acabados: produtos prontos para venda ao consumidor final
• Stocks de segurança: quantidades adicionais mantidas para prevenir ruturas inesperadas de stock devido a variações de procura ou atraso dos fornecedores

Cada tipo de produto é diferente e requer uma abordagem de gestão específica. A abordagem a adotar depende do setor de atividade onde se enquadra o produto e da sua natureza.

Que métodos de controlo de stocks existem?

Existem vários métodos e sistemas utilizados pelas empresas para garantir um controlo eficaz dos seus inventários. Dentro destes métodos destacam-se os métodos FIFO e LIFO, mas existem outros. A escolha do método depende das necessidades da empresa, da sua capacidade de investimento e da complexidade da operação.

Método FIFO - First In, First Out

Este método assume que os primeiros produtos a entrar no stock são os primeiros a sair. O FIFO é particularmente relevante em setores como o alimentar. Neste tipo de setores é crucial garantir que os produtos mais antigos são utilizados ou vendidos primeiro. Deste modo, evita-se a perda de qualidade ou expiração de prazos de validade.

Método LIFO - Last In, First Out

Ao contrário do FIFO, o método LIFO assume que os últimos produtos a entrar no armazém são os primeiros a sair. Embora menos comum, este método pode ser usado em situações onde os produtos armazenados não têm uma ordem de validade crítica. É o caso de produtos como determinados materiais de construção.

Método JIT – Just In Time

O sistema Just In Time visa reduzir ao máximo os stocks, apenas adquirindo materiais ou produzindo mercadorias quando há uma ordem de venda. Este método é muito utilizado em indústrias de manufatura, como a automóvel, onde o armazenamento excessivo representa um custo significativo. O JIT permite melhorar a eficiência e reduz o capital imobilizado. Contudo, exige uma coordenação precisa com fornecedores e uma previsão de procura altamente rigorosa.

Método EOQ - Quantidade Económica de Encomenda

A Quantidade Económica de Encomenda é um método que visa determinar a quantidade ideal de produtos que deve ser encomendada de cada vez. Tem como objetivo minimizar os custos de encomenda e de armazenamento. Este método é particularmente útil para empresas que lidam com grandes volumes de stock e necessitam de otimizar os seus processos de compra.

Quais são os indicadores de desempenho e ferramentas do controlo de stocks?

Para assegurar uma gestão eficiente de stocks, é necessário utilizar indicadores de desempenho. Também é essencial recorrer a ferramentas de software que permitam monitorizar o inventário em tempo real e tomar decisões baseadas em dados concretos:

Indicadores de desempenho (KPIs) do controlo de stocks

Alguns dos KPIs mais relevantes na gestão de stocks incluem:

• Rutura de stocks: percentagem de vezes que a empresa não consegue atender a um pedido devido à falta de stock
• Rotação de stocks: número de vezes que o stock é renovado num determinado período, o que indica a eficiência na gestão do inventário
• Cobertura de stock: número de dias que o stock disponível pode cobrir as necessidades médias diárias de vendas ou produção

Sistemas de Gestão de Armazéns (WMS)

Um Sistema de Gestão de Armazéns é uma solução tecnológica que facilita o controlo e a organização dos stocks de uma empresa.

As principais funcionalidades de um WMS incluem:

• Monitorização de inventário em tempo real
• Localização de produtos no armazém
• Emissão de alertas de rutura ou excesso de stock no armazém
• Integração com sistemas de gestão empresarial (ERP)

Estes sistemas permitem maior automatização dos processos, eliminando o erro humano e garantindo uma visão mais clara e detalhada do estado do inventário.

Que desafios existem no controlo de stocks? Quais as boas práticas a adotar?

Apesar da importância do controlo de stock, as empresas enfrentam diversos desafios na implementação de uma gestão eficaz. Entre os principais desafios destacam-se as flutuações de procura, atrasos dos fornecedores e obsolescência de produtos.

Algumas das boas práticas que podem ser adotadas para fazer face a estes desafios passam por:

• Automatização de processos: implementar sistemas tecnológicos que automatizem a contagem e monitorização de stocks
• Planeamento de compras: basear as compras em previsões de venda e histórico de consumo, ajustando as quantidades conforme necessário
• Auditorias regulares: realizar inventários físicos de forma periódica para validar os dados do sistema e identificar discrepâncias
• Estabelecer stocks de segurança: para garantir que eventuais aumentos inesperados de procura ou atrasos de fornecimento não impactam a operação

Qual a importância de uma eficiente gestão de stocks?

O controlo de stocks é uma função crítica em qualquer operação empresarial que lide com bens físicos. Uma boa gestão do inventário melhora o desempenho global da empresa, reduz custos e aumenta a capacidade de resposta ao cliente.

A utilização de métodos adequados, acompanhada de ferramentas tecnológicas como sistemas de gestão de armazéns, é imprescindível. Só assim é possível garantir uma operação mais eficiente e competitiva. A implementação de boas práticas, como a automatização e auditorias regulares, reforça o controlo e permite uma gestão mais ágil e precisa.

Como posso garantir a eficiência na gestão de stocks?

É mais fácil e eficiente fazer o controlo de stocks com recurso a um software de gestão de stocks, como o Centralgest Cloud.

O nosso programa permite-lhe visualizar em tempo real as quantidades em stock. Além disso, constitui ainda uma solução integrada com a contabilidade especialmente útil para pequenos empresários.

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