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Atualmente, estima-se que haja cerca de 1 milhão de profissionais em Portugal a exercer as suas funções em teletrabalho. Ou seja, o local de trabalho deixa de ser as instalações da empresa e o trabalhador passa a trabalhar a partir de casa.

Esta modalidade de trabalho começou a ter maior adesão desde a pandemia de COVID-19, sendo cada vez mais utilizada pelas empresas em Portugal. Traz várias vantagens aos trabalhadores, que conseguem conciliar mais facilmente a vida profissional com a vida pessoal e doméstica. Além disso, conseguem poupar tempo e dinheiro em deslocações.

Contudo, o teletrabalho pode trazer consigo um acréscimo de despesas relacionadas com o consumo de eletricidade, compra de equipamento, entre outras.

Neste sentido, muitas empresas pagam um valor aos trabalhadores de forma a compensar o acréscimo das despesas com o teletrabalho.

O Código do Trabalho esclarece as regras sobre o pagamento das despesas de teletrabalho. Especifica como é que o empregador deve compensar o trabalhador pelo aumento de custos e de que forma essa compensação pode ser garantida.

Neste artigo, falamos sobre as despesas de teletrabalho, como são pagas e quais os limites de isenção em termos de IRS e SS.

O que é o teletrabalho?

O teletrabalho corresponde a uma modalidade de prestação de trabalho em que este é realizado fora das instalações da empresa. Nestes casos, o trabalhador realiza as suas funções na sua residência ou outro local onde tenha recurso a tecnologias de informação e comunicação.

A modalidade de teletrabalho pressupõe:

• Desempenho regular da atividade à distância
• Acordo entre empregador e trabalhador, formalizado por escrito
• Ligação digital com a empresa, permitindo supervisão e acompanhamento do trabalho

Embora regulamentado na legislação portuguesa desde 2009, a pandemia de COVID-19 acelerou drasticamente a adoção do teletrabalho. Por este motivo surgiram novas necessidades de regulamentação para proteger os direitos de empregadores e colaboradores. Assim, a legislação relativa ao teletrabalho foi revista em 2023.

Atualmente, as compensações pagas pelas empresas para cobrir despesas adicionais relacionadas com o teletrabalho estão isentas de impostos e contribuições até determinados limites.

Esta medida, em vigor desde 1 de outubro de 2023, faz parte das alterações à legislação laboral implementadas na Agenda do Trabalho Digno.

Quem é responsável por disponibilizar os equipamentos necessários para o teletrabalho?

O empregador tem a obrigação de disponibilizar os equipamentos e sistemas necessários para o desempenho das funções em teletrabalho. No entanto, o trabalhador pode adquiri-los diretamente, desde que essa opção esteja expressamente prevista no acordo de teletrabalho.

Que tipo de despesas de teletrabalho podem ser consideradas relevantes?

Segundo a legislação, o empregador deve compensar o trabalhador pelas despesas associadas ao teletrabalho, sejam elas diretas ou indiretas. Isto inclui gastos relacionados com:

• A compra ou utilização de equipamentos essenciais para a atividade profissional
• Aumento no consumo de energia elétrica durante o horário laboral
• Despesas com condições e velocidade da rede de internet necessárias para o trabalho remoto
• Manutenção e reparação de equipamentos e sistemas fornecidos ou utilizados no contexto do teletrabalho

Estas regras visam assegurar que o trabalhador não seja financeiramente prejudicado pelo desempenho da sua atividade em regime de teletrabalho.

Quais são os limites de isenção das despesas de teletrabalho?

Conforme a Portaria n.º 292-A/2023, de 29 de setembro, as despesas de teletrabalho estão isentas de IRS e SS até determinados limites. Contudo, os limites aplicam-se apenas à compensação pela utilização de bens/serviços não disponibilizados direta ou indiretamente ao trabalhador pela entidade empregadora.

Os limites de isenção em vigor são os seguintes:

• 10 cêntimos por dia para consumo de eletricidade residencial
• 40 cêntimos por dia para consumo de internet pessoal
• 50 cêntimos por dia para utilização de computador pessoal ou equipamento informático equivalente

Ou seja, as despesas de teletrabalho ficam isentas de pagamento de impostos até ao limite de 1€ por dia de teletrabalho.

Por exemplo, considere-se que uma empresa paga 1€/dia de despesas de teletrabalho a um trabalhador, num mês com 22 dias úteis. O trabalhador receberá 22€ em despesas de teletrabalho, sobre as quais não incidirão impostos nem contribuições.

Para trabalhadores abrangidos por contrato coletivo de trabalho, o limite de isenção das despesas de teletrabalho pode subir para 1,50€ euros por dia.

Considere-se um trabalhador que recebe 1,5€/dia de despesas de teletrabalho, num mês com 22 dias úteis. Neste caso, receberia 33€ de despesas de teletrabalho, sem pagamento de impostos ou contribuições.

A compensação por teletrabalho pode exceder os limites isentos?

Pode. Neste caso, se a compensação ultrapassar estes montantes, o valor excedente será considerado rendimento do trabalhador. Logo, estará sujeito ao pagamento de IRS e Segurança Social. Ou seja, a tributação é semelhante àquela aplicada ao subsídio de alimentação.

Como se formaliza a isenção de despesas de teletrabalho?

Para que o limite de isenção seja aplicável, este deve estar previsto no contrato de trabalho. Ou seja, requer um acordo escrito entre empregador e trabalhador. Além disso, aplica-se apenas a dias completos de teletrabalho que cumpram as seguintes condições:

• O trabalho deve ser realizado à distância, com recurso a tecnologias de informação e comunicação para utilização profissional em teletrabalho
• O empregador não pode impor o local onde o teletrabalho é efetuado
• Os períodos de teletrabalho devem corresponder, no mínimo, a 1/6 do total das horas de trabalho semanais

E quando não existir acordo sobre o valor da compensação?

Por vezes, não há acordo entre empregador e trabalhador, ou o valor da compensação pode não estar definido no contrato. Nessas situações, o cálculo das despesas de teletrabalho deve ter como referência as despesas equivalentes registadas no último mês de trabalho presencial.

Por exemplo, se o regime de teletrabalho começar em março, a comparação deve ser feita com base nas faturas de fevereiro. Além disso, o pagamento das despesas relacionadas com o teletrabalho deve ser garantido pelo empregador assim que forem realizadas.