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A evolução tecnológica tem acelerado o fim da utilização de documentos em papel nas empresas e nos escritórios de contabilidade.

E com o crescimento do teletrabalho após a pandemia, o termo arquivo digital foi muito mais divulgado.

Atualmente, quase todos os negócios desejam arquivar documentos de modo digital, apostando em sistemas com grande capacidade de armazenamento e de maior segurança.

O que é o arquivo digital?

O termo arquivo digital refere-se ao conjunto de documentos, informações ou registos armazenados e geridos em formato eletrónico.

Esta solução tecnológica pode armazenar documentos de texto, folhas de cálculo, imagens, vídeos, emails, registos de bases de dados, entre outros.

Assim, o arquivo digital consiste numa representação eletrónica de informação que pode ser facilmente acedida, partilhada, arquivada e processada.

O acesso é feito por meio de computadores, dispositivos móveis ou outros sistemas de informação. Além disso, se estiver alojado na nuvem pode ser acedido a todo o momento e em qualquer lugar.

Para que serve o arquivo digital nas empresas?

O arquivo digital de documentos é importante nas empresas modernas, pois pode ajudar automatizar os processos de gestão documental.

Desta forma, o arquivo digital pode ajudar as empresas implementar um serviço mais ágil e com uma qualidade superior.

O que é um arquivo digital de contabilidade?

Muitos escritórios de contabilidade já usam um arquivo digital de contabilidade, para serem mais produtivos e eficientes.

Desta forma, os contabilistas e seus clientes partilham rapidamente os dados, poupam tempo na comunicação e tendo os documentos digitais num único local.

Um arquivo digital de contabilidade, para além de armazenar os registos, processar os dados dos documentos, ainda contabiliza de forma automática, reduzindo a introdução de lançamentos manuais.

Como funciona um software de arquivo digital?

No mercado existem diferentes programas de arquivo digital, no entanto, podemos distinguir 2 tipos de aplicações informáticas de arquivo digital:

• Aplicações de gestão e armazenamento, que podem estar integradas ou não com software de contabilidade ou programa ERP (Enterprise Resource Planning). Estas soluções, tendem a comercializar apenas o espaço de armazenamento;
• Aplicações de processamento, gestão e armazenamento, que além das funções descritas anteriormente, ainda conseguem extrair a informação que consta nos documentos digitais. Sendo, o caso do software CentralGest Cloud.

Qual a legislação do arquivo digital em Portugal?

O Decreto-Lei 28/2019 possibilitou a digitalização e arquivamento eletrónico de documentos fiscalmente relevantes, antes só o papel era permitido.

Com esta regulamentação passaram a ser aceites em formato digital, as faturas, documentos de transporte, recibos e outros documentos relacionados com a transação de mercadorias e serviços.

Assim, nenhum documento precisa ser físico, desde que exista uma cópia inequívoca legível e em bom estado num formato digital.

Os contribuintes devem guardar todos os registos e documentos por 10 anos, a menos que haja um prazo diferente estabelecido por lei.

Quando as faturas são em papel e há IVA a tratar, o arquivo digital eletrónico elimina a necessidade de um arquivo físico.

O documento físico pode ser destruído, a partir do momento em que se exerça o direito à dedução do IVA. E tendo ainda que se verificar, o registo contabilístico mencionado no n.º 4 artigo 44.º do Código do IVA.

Assim, o empresário passa ter apenas a obrigação de garantir que existe uma digitalização perfeita do documento original, caso este lhe seja solicitado.

Pode consultar o parecer da Ordem dos Contabilistas Certificados acerca deste assunto aqui.

Quanto custa um arquivo digital?

O custo de implementar uma solução deste género, pode variar dependendo do tipo e dimensão de solução. No entanto, os gastos podem ser os seguintes:

• Custo com levantamento de necessidades e desenvolvimento;
• Implementação;
• Formação;
• Subscrição da solução que faz processamento de informação;
• Aluguer do espaço de armazenamento.

Quais as vantagens do arquivo digital?

A utilização de um arquivo digital eletrónico nas empresas e serviços de contabilidade tem muitas vantagens, e algumas desvantagens também.

A seguir, apresentamos a lista das principais vantagens do arquivo digital:

• Fácil acesso: A partilha de documentos digitais está acessível a partir de qualquer local, tornando a colaboração e o trabalho remoto mais eficazes;
• Redução de Erros: A automação reduz a probabilidade de erros humanos na entrada de dados no sistema informático;
• Redução de gastos com o arquivo físico: Eliminação ou drástica redução de espaço físico e menor trabalho administrativo na gestão deste arquivo;
• Maior eficiência: Processos mais ágeis e automatizados;
• Ergonomia: Arquivos digitais reduzem o espaço físico que é necessário em comparação com arquivos de papel (pastas de arquivo físico);
• Mais sustentável: Reduz o gasto de papel e arquivo, o que é mais sustentável e amigo do ambiente;
• Segurança: O armazenamento digital permite proteger todos os documentos sempre com criptografia e cópias de segurança;
• Conformidade Legal: Em muitos países, incluindo Portugal, o arquivo digital eletrónico já está regulamentado e é mais eficiente que o arquivo físico.

Como trabalhar com um arquivo digital na minha empresa?

As empresas devem mudar seus processos documentais antes de trabalhar com soluções de arquivos digitais. Assim nestas mudanças destacamos:

• Reorganização de departamentos internos: Deixar de usar papel vai exigir ajustes nos processos administrativos de todos os departamentos;
• Digitalização de Documentos: Converter vários tipos de documentos físicos para um formato digital, utilizando scanners apropriado ou telemóvel com câmera fotográfica;
• Organização de Pastas e Nomenclatura: Criar um sistema organizado de pastas para guardar documentos com nomes de arquivos claros e padronizados;
• Software Contabilidade: Utilizar um software com as caraterísticas que permita agilizar o registo dos documentos;
• Formação e Atualização: Manter a equipa atualizada em relação às melhores práticas de arquivo digital eletrónico e regulamentações.

Quais os cuidados a ter com o arquivo digital?

Trabalhar com uma aplicação de gestão e tratamento de documentos digitais, requer alguns cuidados ou boas práticas, tais como:

• Ter uma digitalizadora/scanner otimizada para obter a melhor qualidade com a menor resolução possível;
• Prefira guardar arquivos em PDF para manter a formatação em textos e economizar espaço;
• Nomear os ficheiros de forma clara e padronizada, evitando nomes genéricos como "documento1";
• Organizar ficheiros em pastas e subpastas para facilitar a localização;
• Fazer cópias de segurança regularmente em dispositivos externos, serviços na nuvem ou soluções de backup;
• Proteger ficheiros sensíveis com palavras passe para impedir acessos não autorizados;
• Atualizar ficheiros regularmente para manter informações corretas e importantes, com lista de ficheiros, localizações e datas;
• Partilhar ficheiros de forma segura com controlo de permissões de acesso;
• Manter precauções contra vírus e malware, usando software de proteção atualizados e realizando verificações frequentes;
• Respeitar direitos de autor, obtendo autorizações adequadas para uso e partilha de conteúdo protegido;
• Documentar ficheiros críticos com instruções de uso e informações de contacto para suporte ou esclarecimentos.

Quais os principais cuidados a ter em relação ao RGPD no arquivo digital?

O RGPD protege os dados pessoais das pessoas na UE. Em documentos digitalizados, devemos cumprir com os seguintes aspetos para garantir a segurança:

• Identificação de Dados Pessoais: Identificar informações nos arquivos digitais que contenham dados pessoais, ou seja, informações que identifiquem uma pessoa;
• Base Legal: Dispor de uma base legal válida para processar dados pessoais, como consentimento, contrato, obrigação legal, ou outros fundamentos permitidos pelo RGPD;
• Consentimento Informado: Basear o processamento em consentimento, informando as pessoas de forma clara sobre a finalidade, obtendo o consentimento voluntário. Respeitar os direitos das pessoas, como acesso, retificação, exclusão, restrição e portabilidade dos seus dados;
• Minimização de Dados: Pedir apenas dados necessários para a sua finalidade específica, evitando a colheita de informações excessivas;
• Segurança de Dados: Proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados com medidas de segurança adequadas;
• Registo de Atividades de Processamento: Manter um registo detalhado de todas as operações de processamento de dados;
• Avaliação de Impacto de Proteção de Dados: Efetuar avaliações para determinar quando o risco para os direitos e liberdades das pessoas é elevado;
• Encarregado de Proteção de Dados: Nomear um Encarregado de Proteção de Dados, se necessário, para garantir conformidade;
• Notificação de Violação de Dados: Comunicar violações de dados às autoridades e às pessoas afetadas, quando aplicável;
• Contratos com Processadores: Quando recorrer a terceiros para processar dados pessoais, estabelecer acordos contratuais que definam limites, responsáveis e requisitos de segurança;
• Formação e Consciência: Formar a equipa sobre as obrigações do RGPD, promovendo a consciência sobre a proteção de dados na documentação arquivada.