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Atualmente, as empresas buscam adotar medidas com vista ao aumento da produtividade dos seus colaboradores, e consequentemente da lucratividade da empresa.

A atribuição de benefícios excecionais aos trabalhadores aumenta o seu compromisso com a empresa e motiva a um melhor desempenho. Ademais, aumenta a satisfação com o trabalho, o que promove o aumento da sua produtividade.

As gratificações de balanço constituem um destes benefícios que permite premiar o bom desempenho do funcionário. Ao mesmo tempo proporcionam vantagens fiscais às empresas que as atribuem. 

É importante, então, que as empresas tomem decisões ponderadas no que diz respeito à sua atribuição. Assim, poderão maximizar as vantagens tanto para a empresa como para os seus colaboradores.

Neste artigo, exploramos o conceito de gratificações de balanço e questões que se encontram relacionadas. Se tem dúvidas em relação à sua contabilização, poderá esclarecê-las aqui.

O que são gratificações de balanço?

Se obtiveram resultados positivos, as empresas podem optar, em Assembleia Geral, por atribuir aos seus funcionários uma recompensa por esses mesmos resultados. A estas remunerações designamos de gratificações de balanço.

As gratificações de balanço são uma forma de premiar os colaboradores pelos resultados lucrativos que a empresa alcançou. Podem ser atribuídos a qualquer funcionário, membros de órgãos sociais incluídos. No entanto, a sua atribuição é facultativa.

Se a empresa decidir atribuir gratificações de balanço, não é obrigatório que sejam pagas a todos os trabalhadores, nem em igual valor. Porém, deve existir um plano formal de atribuição destas remunerações.

Para além de premiar os funcionários pelo seu desempenho, a sua atribuição confere benefícios fiscais às empresas em sede de IRC. Isto porque estas remunerações são reconhecidas como um gasto do exercício a que são referentes, o que diminui o lucro tributável.

Já o seu processamento e pagamento deverão ocorrer apenas no ano seguinte àquele a que o gasto é referente. Devem ser pagas até ao final desse ano, num único mês, ou de forma repartida ao longo de vários meses. Por exemplo, as gratificações referentes a 2023 devem ser processadas em 2024, podendo ser pagas de uma vez ou ao longo dos meses.

Como são tributadas as gratificações de balanço?

As gratificações de balanço são consideradas rendimentos do trabalho dependente, da categoria A.

Podem ficar isentas de retenção na fonte, se se verificarem algumas condições previstas no artigo 236º do Orçamento de Estado de 2024.

Se não estiverem reunidas as condições previstas, serão sujeitas a retenção na fonte. Desse modo, as gratificações são somadas à base de incidência dos rendimentos mensais, para que seja calculada o valor de retenção em IRS. Atualmente, a retenção na fonte em IRS é calculada de acordo com o método de cálculo introduzido em julho de 2023.

Estas remunerações, são, no entanto, excluídas da base de incidência contributiva para a Segurança Social. Isto é, as gratificações não estão sujeitas a descontos para a Segurança Social.

Gratificações de Balanço vs Dividendos – são a mesma coisa?

Gratificações de balanço e dividendos são conceitos confundidos com frequência. Contudo, são conceitos distintos. Enquanto as gratificações de balanço podem ser atribuídas tanto a sócios-gerentes como a funcionários, os dividendos são apenas atribuídos aos sócios.

Os dividendos são distribuídos a título de participação nos lucros pelos membros dos órgãos sociais. Têm sempre por base o resultado líquido da empresa, pelo que apenas podem ser atribuídos se houver lucro.

Do ponto de vista dos beneficiários, também têm um diferente tratamento fiscal. As gratificações são rendimentos do trabalho dependente, da categoria A, enquanto os dividendos são rendimentos de capitais, da categoria E.

Os dividendos são normalmente tributados à taxa liberatória de 28%, segundo o artigo 71º do CIRS.

Tratando-se de uma transação com os proprietários da entidade, os dividendos não são considerados um gasto, apenas uma distribuição do resultado líquido. Já as gratificações, que resultam do serviço prestado pelos funcionários, são reconhecidas como um gasto, dedutível para efeitos de IRC.

Gratificações de Balanço - Contabilização

As gratificações constituem um benefício dos empregados. Assim sendo, o modo como devem ser contabilizadas encontra-se definido na Norma Contabilística e de Relato Financeiro 28 – Benefícios dos Empregados. Estes consistem em todas as formas de remuneração pagas por uma entidade aos seus empregados, em troca dos serviços prestados.

As gratificações são um benefício a curto prazo. Isto porque devem ser pagas até doze meses após o final do período em que foram prestados os serviços.

Segundo a NCRF 28, uma entidade deve reconhecer o custo esperado das gratificações de balanço, quando:

• Têm uma obrigação presente de fazer o pagamento dessas remunerações por contrapartida dos serviços prestados pelos funcionários;
• Possa ser feita uma estimativa fiável dos valores a pagar. 

Normalmente, a obrigação é constituída no momento em que a Assembleia Geral aprova a atribuição das gratificações, após análise dos resultados do período.

Assim sendo, a gratificação é reconhecida como um gasto relativo ao período em que é constituída a obrigação. Nesse período, é reconhecido um acréscimo de gastos, pelo valor da estimativa realizada, por contrapartida do respetivo gasto naquele período.

No período seguinte, com o processamento das remunerações devidas, é feita a regularização do acréscimo por contrapartida do registo em dívidas ao pessoal.

No momento do pagamento, é regularizada a dívida por contrapartida da conta de caixa ou banco, que permitiu a sua liquidação.

Quais os lançamentos contabilísticos a efetuar?

Considere-se o seguinte exemplo: em 2023, a administração teve resultados positivos e decidiu premiar os seus funcionários atribuindo gratificações de balanço. Estas resultaram do serviço prestado pelos funcionários em 2023, contudo serão apenas processadas e pagas em 2024. Assim, o gasto será reconhecido em 2023, e o pagamento ocorrerá apenas em 2024.

No momento do reconhecimento da obrigação (momento da decisão da atribuição das gratificações) será reconhecido o gasto, pelo valor estimado:

No momento do processamento das gratificações nos recibos de vencimento, é reconhecida a dívida aos funcionários e regularizado o acréscimo:

No momento do pagamento das gratificações, é regularizada a dívida por contrapartida da conta de caixa ou banco que permitiu a sua liquidação:

Como gerir a atribuição das gratificações de balanço?

A atribuição das gratificações de balanço não é obrigatória, pelo que cabe a cada empresa decidir se o irão fazer ou não. A análise dos prós e contras do pagamento destas remunerações é bastante importante para a tomada de decisão. O planeamento da atribuição das gratificações é essencial para que se possa maximizar as vantagens para a empresa e para os funcionários.

Tal como visto ao longo deste artigo, o pagamento de gratificações aos colaboradores poderá trazer vários benefícios.

Primeiramente, poderá ser um fator motivacional para a produtividade dos funcionários. A premiação dos colaboradores pelo bom desempenho promove o esforço e a dedicação para o cumprimento dos objetivos, tanto individuais como de equipa. Além disso, o reconhecimento e compensação do esforço conduzem a uma maior satisfação, o que potencia o aumento da produtividade.

A atribuição das gratificações pode ainda conferir algumas vantagens fiscais. Os valores das gratificações podem ser reconhecidos como gastos. Assim, diminuem o valor do lucro tributável, declarado na Modelo 22, sobre o qual irá incidir a taxa de IRC.

No entanto, deve haver algum cuidado com os montantes atribuídos aos trabalhadores a título de gratificações para não comprometer as finanças da empresa.

O ideal é planear esta atribuição com um contabilista certificado que o conseguirá ajudar a fazer uma análise dos custos/benefícios. Desta forma, conseguirá tomar as decisões que maximizem os benefícios tanto para a sua empresa, como para os seus colaboradores.