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Em contexto profissional, existem situações em que o contacto presencial com clientes ou fornecedores é bastante importante. Isto exige que os trabalhadores se desloquem durante o horário laboral, muitas vezes com recurso à sua viatura própria.

Os gastos com a utilização de viatura própria devem ser ressarcidos pela entidade patronal, dado que decorrem da atividade profissional do trabalhador. Deste modo, o trabalhador deve efetuar os registos de despesas decorrentes das suas deslocações, num mapa de quilómetros. Só assim a entidade patronal poderá reembolsar o funcionário pelas despesas ocorridas em contexto laboral.

Mas em que consiste o mapa de km? Como se preenche? Qual o valor a pagar por km? Neste artigo iremos esclarecer estas e outras questões.

O que é o mapa de km?

O mapa de kms é um documento interno onde são registados os quilómetros percorridos em viatura própria por um trabalhador, em contexto profissional. A sua existência possibilita que o funcionário seja compensado pelos gastos incorridos resultantes destas deslocações pela entidade patronal.

Este documento facilita a determinação do valor a pagar ao trabalhador e também permite comprovar fiscalmente os gastos com estas compensações. 

Qual o valor a pagar por km?

Cada empresa é livre de definir o valor unitário a pagar por km aos seus colaboradores. No entanto, geralmente as empresas optam por seguir os valores definidos para os funcionários públicos. Em 2024, este valor é de 0.40€/km.

Quais os dados que deve conter o mapa de km?

Segundo a alínea h) do nº 1 do art.º 23º-A do CIRC, no mapa de kms, devem constar sempre as seguintes informações relativas às deslocações:

• Local de origem
• Local de destino
• Motivo da viagem efetuada
• Tempo de permanência
• Identificação da viatura
• Nome do proprietário da viatura
• Número de quilómetros percorridos
• Assinatura do colaborador

É essencial que o documento cumpra com estes requisitos para que os montantes despendidos com kms sejam aceites como gasto fiscal.

A não existência de um mapa de km ou a existência de um mapa preenchido incorretamente implica a não aceitação do gasto fiscal.

Posso faturar os gastos com kms ao cliente?

Sim, as despesas com kms podem ser faturadas aos clientes. Sempre que este encargo seja debitado ao cliente, o mapa de km deverá indicar o valor faturado e o serviço a que respeita. Este valor deve ser debitado, autonomamente, na fatura.

Excecionalmente, as empresas associadas da ANTRAM não terão de evidenciar o valor autonomamente nas suas faturas. Porém, têm de possuir um mapa de km com os requisitos atrás mencionados.

O valor recebido pela compensação da deslocação em viatura própria é sujeito a IRS e Segurança Social?

Por norma, o valor pago pela compensação da utilização de viatura própria dos colaboradores é isento de IRS e Segurança Social, desde que:

• o valor unitário pago por km não exceda o limite fiscal definido;
• o mapa de kms esteja devidamente preenchido e assinado.

Em 2024, o limite fiscal fixado para os kms é de 0.40€/km. Segundo o nº 3 do artigo 2º do CIRS, a parte que excede este limite unitário é considerada rendimento do trabalho dependente. Consequentemente será sujeita a tributação normal de IRS e também de Segurança Social.

O limite de 0.40€/Km não inclui os gastos com portagens nem estacionamentos, segundo o Ofício Circulado nº 20257/2023, de 21 de junho. Estas despesas não estão incluídas, pois constituem gastos acessórios, não sendo possível estimar o seu valor.

Para que a entidade patronal possa ressarcir as despesas com portagens e estacionamentos, o trabalhador terá de entregar os comprovativos das despesas.

O reembolso dos gastos é considerado um gasto para as empresas?

Como referido anteriormente, estes montantes não são considerados rendimentos do trabalhador, desde que respeitados os limites fiscais definidos.

São, no entanto, considerados como um reembolso de despesas. Os valores pagos por km aos funcionários são gastos dedutíveis em sede de IRC, conforme alínea d) do nº 2 do art. 23º do CIRC.

Contudo, quando não são faturados aos clientes nem tributados em IRS na ótica do funcionário, são sujeitos a uma tributação autónoma de 5%.

Em suma, são tidos em conta para a determinação do lucro tributável.

Posso pagar kms a um trabalhador independente?

Os trabalhadores independentes não podem faturar kms aos seus clientes. Nestes casos, os prestadores de serviços emitem uma fatura com o valor dos kms já incluído no preço dos serviços prestados. Se o prestador estiver abrangido pelo regime de IVA, o imposto incidirá sobre o valor total faturado.