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Normalmente, existe um maior planeamento quando um cliente pretende efetuar uma compra de maior valor. Por isso, é comum que os clientes procurem informar-se sobre os preços a que ficarão os produtos ou serviços que pretendem adquirir.

Neste sentido, as empresas podem emitir documentos que indiquem qual será o valor a pagar pelo cliente se decidir efetuar a compra. A fatura pró-forma e o orçamento são os documentos emitidos para este efeito na maioria dos casos.

Neste artigo falamos sobre a fatura pró-forma e sobre as diferenças deste documento para o documento de orçamento.

Fatura pró-forma: o que é?

A fatura pró-forma é um documento utilizado para orçamentar determinado bem ou serviço. É um documento que contém várias informações acerca das transações comerciais entre fornecedores e clientes.

É um tipo de documento particularmente utilizado no caso da transmissão de bens no comércio internacional. Serve como meio de justificação alfandegária, dado que especifica as quantidades das mercadorias. Além disso, nas transações em moeda diferente, também é útil para a comparação de custos.

Quando se deve utilizar uma fatura pró-forma?

A fatura pró-forma é utilizada quando se realiza um pedido de orçamento para um bem ou serviço. Desta forma, assume-se como um documento informativo e sem validade fiscal emitido antes da troca de bens e serviços.

Por exemplo, um possível consumidor pode solicitar faturas pró-forma de várias empresas com as cotações para um produto específico. Assim, poderá comparar características e preços e negociar da melhor forma.

Que elementos contém habitualmente uma fatura pró-forma?

Numa fatura proforma devem constar os seguintes elementos:

• Dados de identificação do vendedor, como nome e endereço
• Dados de identificação do cliente, como nome e morada
• Descrição da mercadoria, nomeadamente a quantidade, o peso, o preço unitário e o valor total
• Taxa de IVA, se aplicável
• Menção de descontos efetuados, se aplicável
• Meio de pagamento
• Data prevista e local de entrega
• Assinatura do vendedor
• Indicação de que o documento não serve como fatura

Quais são as vantagens e desvantagens da utilização de faturas pró-forma?

A fatura pró-forma permite ao vendedor saber quanto irá pagar pelos produtos faturados. Deste modo, o cliente consegue fazer um melhor planeamento e gestão de tesouraria no período em que realizar a compra.

A maior desvantagem da fatura pró-forma é não ter valor fiscal. Ao contrário da fatura, a fatura proforma não serve como comprovativo de pagamento.

Qual a diferença entre fatura pró-forma e orçamento?

A fatura pró-forma é essencialmente utilizada por empresas que comercializam produtos, enquanto o orçamento é mais comum nas empresas que prestam serviços.

Deste modo, as faturas pró-forma são comuns quando se trata de entrega de bens. Já os orçamentos são tipicamente utilizados para trocas de serviços. No entanto, os dois documentos apresentam o mesmo propósito, ou seja, são documentos que surgem de um pedido de orçamento feito pelo cliente.

Existem ainda outro tipos de documentos que podem ser utilizados para orçamentação de serviços. Exemplo disso são as notas de honorários, muito utilizadas por advogados e outros profissionais liberais.

Qual é a diferença entre uma fatura pró-forma e uma fatura?

A fatura pró-forma não é juridicamente vinculativa, ao contrário da fatura. Isto é, a fatura proforma não gera uma obrigação de pagamento por parte do cliente. As faturas, por outro lado, originam essa obrigação. Saiba mais aqui sobre os elementos obrigatórios das faturas.

Existe obrigação de comunicação dos elementos respeitantes às “faturas pró-forma”?

A fatura pró-forma enquadra-se na categoria de documentos de conferência de entrega de mercadorias ou prestação de serviços. Como tal, é considerado um documento fiscalmente relevante, pelo que deve ser comunicado à Autoridade Tributária. De acordo com o n º1 do art. 3º do Decreto-Lei nº 198/2012,de 24 de agosto, esta comunicação deve ser efetuada por via eletrónica.

A emissão de faturas proforma e sua comunicação pode ser facilitada ao recorrer a um software de faturação certificado como o CentralGest Cloud. A automatização destes processos é essencial para simplificar o cumprimento das suas obrigações fiscais.