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Por determinados motivos profissionais, pode ser necessário que um funcionário se desloque até um cliente ou um fornecedor. Sempre que realiza estas deslocações, o funcionário acaba por ter despesas extra. Estas despesas extra podem incluir despesas com alimentação, transporte e até mesmo alojamento.

As empresas podem atribuir ajudas de custo como forma de compensar estas despesas extra. Neste artigo falamos sobre o conceito de ajudas de custo e os vários aspetos legais relacionados.

Quais os valores a pagar em ajudas de custo? São tributadas em IRS e Segurança Social? São dedutíveis para efeitos de IRC? Respondemos a todas estas questões neste artigo.

O que são as ajudas de custo?

As ajudas de custo são remunerações atribuídas pelas entidades empregadoras aos funcionários que tenham de efetuar deslocações em âmbito profissional. Estas deslocações podem ocorrer dentro do território nacional ou no estrangeiro.

As ajudas de custo visam cobrir, de forma parcial ou total, as despesas extra que estes possam ter decorrentes dessas deslocações. Exemplos de algumas dessas despesas são as despesas com alimentação, alojamento e transportes.

Quando as deslocações são pontuais, as empresas podem pagar ajudas de custo mediante a apresentação dos comprovativos de despesas. Nesses casos, os funcionários devem solicitar faturas com o Número de Identificação Fiscal (NIF) da empresa. A entidade patronal deve proceder ao reembolso das despesas até 30 dias após a apresentação dos comprovativos.

Se as deslocações forem regulares, as empresas privadas devem optar por pagar valores diários fixos aos funcionários. O pagamento será efetuado após o processamento salarial.

Qual a legislação aplicável às ajudas de custo?

O Decreto-Lei n.º 106/98 estabelece as leis referentes à atribuição de ajudas de custo aos funcionários do setor público.

Quanto ao setor privado, não existe qualquer legislação específica neste sentido. No entanto, a maioria das empresas privadas tem como referência a legislação aplicada ao setor público.

Que tipo de deslocações dão direito a ajudas de custo?

A atribuição de ajudas de custo depende de dois fatores:

• tipo de deslocação realizada
• distância percorrida 

Existem dois tipos de deslocações que conferem este direito:

• Deslocações diárias - quando a sua duração é inferior a 24 horas
• Deslocações por dias sucessivos – quando a sua duração é superior a 24 horas

Há ainda uma distância mínima para que estes tipos de deslocações originem o pagamento de ajudas de custo. No caso das deslocações diárias, a distância mínima é de 20 km a contar do local de trabalho. Para as deslocações por dias sucessivos, a distância mínima já será de 50 km.

Quais os valores para as ajudas de custo em 2024?

O valor diário das ajudas de custo é fixado anualmente pelo governo, em portaria, para a função pública. O setor privado tende a basear-se também nesta portaria para definir os montantes a pagar aos seus colaboradores.

Os valores a praticar em 2024 encontram-se na Portaria n º 1553-D/2008, de 31 de dezembro. A portaria define os seguintes montantes diários para as várias situações:

                          

As ajudas de custo podem ser pagas na totalidade ou parcialmente. O pagamento do valor diário total está previsto apenas para as deslocações por dias sucessivos.

Nas deslocações diárias e dias de partida e regresso das deslocações por dias sucessivos, as ajudas de custo são pagas parcialmente. Nesses dias apenas é paga uma percentagem do valor estipulado por lei. A percentagem a pagar dependerá do horário da deslocação.

Qual o valor das ajudas de custo nas deslocações diárias?

A percentagem a pagar das ajudas de custo nas deslocações diárias varia consoante o período do dia em que estas ocorram. Assim, a lei define que deve ser pago:

• 25% do valor diário, se a deslocação abranger o período entre as 13 e as 14 horas, ainda que parcialmente
• 25% do valor diário, se a deslocação abranger o período entre as 20 e as 21 horas, ainda que parcialmente
• 50% do valor diário, se o funcionário ficar alojado por não ter meios para regressar a casa até às 22 horas

Suponhamos que um funcionário faz uma deslocação, em território nacional, de 50 km até um cliente, a serviço da empresa. O período da deslocação ocorreu entre as 11h e as 16h.

A entidade patronal tem como referência os valores de ajudas de custo estipulados para a função pública em 2024. O salário base do funcionário é de 1.500€. Qual o valor a receber da ajuda de custo?

Como a deslocação abrange o período entre as 13h e as 14h, o valor a receber seria 25% x 62.75€ = 15.69€.

Qual o valor das ajudas de custo nas deslocações por dias sucessivos?

Nas deslocações por dias sucessivos, a percentagem a pagar da ajuda de custo depende das horas de partida e chegada.

No dia da partida, a lei estipula que deve ser pago:

• 100% do valor diário, se a partida ocorrer até às 13 horas
• 75% do valor diário, se a partida se realizar entre as 13 e as 21 horas
• 50% do valor diário, se a partida ocorrer depois das 21 horas

No dia da chegada, as percentagens a pagar são:

• 0% do valor diário, se a chegada ocorrer até às 13 horas
• 25% do valor diário, se a chegada ocorrer entre as 13 e as 20 horas
• 50% do valor diário, se a chegada ocorrer depois das 20 horas

Nos restantes dias, a lei estipula que deve ser pago:

• 100% do valor diário

Suponhamos que um funcionário faz uma deslocação, em território nacional, de 300 km, até um cliente, a serviço da empresa. O funcionário esteve deslocado durante 5 dias. Partiu a uma segunda-feira às 15h e regressou na sexta-feira às 21h.

Os valores de referência das ajudas de custo da entidade são os valores estipulados para a função pública em 2024. O salário base do funcionário é de 1.500€. Quanto vai o funcionário receber em ajudas de custo?

No dia da partida, como esta ocorreu entre as 13 e as 21 horas, tem direito a 75% x 62.75€ = 47.06€.

No dia da chegada, como chegou depois das 20 horas, tem direito a 50% x 62.75€ = 31.38€.

Nos restantes dias, recebe 62.75€ por dia.

Na totalidade, o funcionário receberia 47.06€ + 3x62.75€ + 31.38€ = 266.69€.

Como são tributadas as ajudas de custo na esfera do empregado?

Regra geral, as ajudas de custo são isentas de tributação em Segurança Social e IRS. No entanto, em certas situações pode haver lugar à sua tributação.

Os valores estipulados para a função pública correspondem também aos limites de isenção definidos para estas remunerações. Se o valor exceder os limites definidos por lei, a parte que excede esses limites é considerada rendimento da categoria A.

Como tal, essa parte da ajuda de custo será tributada em sede de IRS e Segurança Social. No caso do IRS, haverá lugar a retenção na fonte.

Os valores das ajudas de custo e respetivos impostos devem estar mencionados nos recibos de vencimento.

As ajudas de custo são gastos dedutíveis em sede de IRC?

As ajudas de custo são dedutíveis em sede de IRC, desde que:

• Sejam faturadas aos clientes
• Ou não sendo faturadas aos clientes, apresentem um mapa itinerário, com informações sobre as deslocações e os gastos incorridos

Estas condições estão previstas no artigo 23 º- A do Código do IRC. Este artigo define que os mapas itinerários devem conter as seguintes informações:

• Locais
• Duração da deslocação
• Objetivo da deslocação

Se a deslocação for efetuada com recurso a viatura própria do trabalhador, devem constar ainda os seguintes elementos:

• Identificação do veículo
• Identificação do proprietário
• Número de quilómetros percorridos

Apesar de poderem ser dedutíveis em sede de IRC, as ajudas de custo poderão estar sujeitas a tributação autónoma.

Segundo o artigo 88 º do CIRC, são sujeitas a uma tributação autónoma de 5% quando não forem faturadas aos clientes. O artigo define ainda que a tributação autónoma incide apenas sobre a parte isenta de IRS.

Suponhamos que a empresa pagou uma ajuda de custo a um colaborador no valor de 80€. Consideremos o limite de isenção de 62.75€. Esta ajuda de custo não foi faturada ao cliente. Durante a sua deslocação, o funcionário preencheu o mapa itinerário com todas as informações necessárias sobre a deslocação.

A ajuda de custo é dedutível para efeitos de IRC? Está sujeita a tributação autónoma?

Neste caso, a ajuda de custo é dedutível em sede de IRC. Isto porque apesar de não ter sido faturada ao cliente, existe um mapa que comprova os gastos relacionados com a deslocação.

Como não foi faturada ao cliente, no entanto, será sujeita a uma tributação autónoma de 5%. Esta tributação incidirá apenas sobre a parte isenta de IRS, ou seja, 62.75€. Os restantes 17.25€ estarão sujeitos a IRS, pago pelo funcionário.

É benéfico para as empresas a atribuição de ajudas de custo?

Para as empresas públicas, a atribuição de ajudas de custo é obrigatória sempre que os funcionários efetuarem deslocações em contexto profissional. Já as empresas privadas, não têm qualquer legislação definida. Deste modo, têm mais liberdade para definir políticas internas neste sentido.

No entanto, a atribuição de ajudas de custo pode trazer vantagens a estas empresas. Primeiramente, motiva os trabalhadores. A compensação pelas deslocações pode ser um fator motivante para os funcionários. Assim, estarão mais dispostos a fazer esforços adicionais que as deslocações profissionais possam exigir.

Para além disso, desde que reunidas certas condições, os valores das ajudas de custo podem ser considerados gastos fiscais. O lucro tributável diminui e consequentemente o valor de imposto a pagar também.

Para ter estes benefícios, é essencial registar a atribuição destas remunerações nos recibos de vencimento e na contabilidade. O Centralgest Cloud é um software de contabilidade e de recursos humanos que o ajuda nesta questão. Adira ao nosso programa e beneficie desta solução simples de gestão e contabilidade.